Zarządzenie nr 1.2026 Wójta Gminy Waganiec z dnia 5 stycznia 2026 r.
Zarządzenie nr 1.2026
Wójta Gminy Waganiec
z dnia 5 stycznia 2026 r.
w sprawie powołania Administratora Systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz zasad nadawania uprawnień dla użytkowników Systemu KSeF w Gminie Waganiec
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U.
z 2025 r. poz.1436 ze zm.) w związku z § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481 ze zm.) oraz § 19 ust. 2 pkt. 4 i 7 lit. a) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. W związku z zawiadomieniem ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania
z Krajowego Systemu e-Faktur złożonym do Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Skarbowego
w Bydgoszczy upoważniam Skarbnika Gminy Waganiec do pełnienia funkcji osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w oprogramowaniu interfejsowym, zwanym dalej KSeF.
2. Do zadań osoby uprawnionej, o której mowa w ust. 1 należy pełnienie funkcji Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy Waganiec, w tym w szczególności do:
a) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień,
b) nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami zależnymi (organizacyjnymi) Gminy.
3. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF upoważniam Zastępcę Skarbnika Gminy do pełnienia w zastępstwie funkcji Administratora Systemu KSeF w zakresie właściwości podatnika – Gminy Waganiec, któremu uprawnienia zostaną nadane przez Administratora Systemu KSeF,
o którym mowa w ust.1.
§ 2. 1. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) oraz zarządzania uprawnieniami. Dodatkowo aplikacja umożliwia bez konieczności logowania podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.
2. Dostęp do KSeF następuje za pośrednictwem dedykowanej strony utworzonej przez Ministerstwo Finansów: ksef.podatki.gov.pl
§ 3. Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień następuje z zastosowaniem specyfikacji KSeF,
po weryfikacji posiadanych uprawnień.
§ 4. 1. Administratorem jednostki zależnej (organizacyjnej) będzie kierownik tej jednostki lub osoba przez niego upoważniona.
2. Uprawnienie do pełnienia roli administratora jednostki zależnej nadaje Administrator Systemu KSeF, o którym mowa w § 1.
3. Administrator jednostki zależnej (organizacyjnej) posiada uprawnienia w obrębie danej jednostki do korzystania z KSeF w zakresie:
a) zarządzania uprawnieniami,
b) przeglądanie uprawnień w KSeF, w obrębie danej jednostki zależnej,
c) dostępu do faktur, w których jednostka organizacyjna występuje jako Podmiot 3, a JST występuje, jako sprzedawca lub nabywca
4. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF (w zakresie wymienionym w ust. 3) dla pracowników jednostek zależnych (gminnych jednostek organizacyjnych), zgodnie z wykonywanym zakresem czynności, nadaje i odbiera administrator danej jednostki zależnej.
5. Administratorem Urzędu Gminy w Wagańcu będzie Zastępca Wójta Gminy Waganiec,
a uprawnienia tym zakresie zostaną nadane przez Administratora Systemu KSeF, o którym mowa w § 1.
6. W celu zapewnienia ciągłości działania systemu KSeF upoważniam Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej do pełnienia w zastępstwie funkcji Administratora Urzędu Gminy
w Wagańcu, któremu uprawnienia zostaną nadane przez Administratora Urzędu Gminy
w Wagańcu, o którym mowa w ust. 5.
7. Uprawnienia do korzystania z systemu KSeF dla pracowników Urzędu Gminy Waganiec nadaje:
a) Administrator Systemu KSeF – dla pracowników Referatu Finansów,
b) Administrator Urzędu Gminy Waganiec – dla pozostałych pracowników Urzędu. Uprawnienia nadawane są zgodnie z wykonywanym zakresem czynności poszczególnych pracowników.
8. Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych zobowiązani są do niezwłocznego informowania Administratora Systemu KSeF o każdej zmianie danych osób pełniących rolę administratorów jednostki na adres e-mail: anna.mis@waganiec.pl.
§ 5. Użytkownicy posiadający uprawnienia do pracy w KSeF zobowiązani są do wygenerowania certyfikatu KSeF, który umożliwi ich uwierzytelnienie w systemie od 1 lutego 2026 r. Certyfikaty wygenerowane na poszczególne osoby fizyczne upoważnione do korzystania z KSeF umożliwią bezpośrednią identyfikację tych osób w zakresie czynności wykonanych w KSeF.
§ 6. 1. W kontekście prawidłowej pracy i zawartych danych w systemie KSeF, każdy użytkownik systemu KSeF powinien zapoznać się w szczególności z:
a) Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania
z Krajowego Systemu e-Faktur,
b) Podręcznikami KSeF (Część I – IV) oraz podręcznikiem użytkownika Modułu Certyfikatów
i Uprawnień MCU. Wymienione materiały udostępnione są na stronie internetowej wskazanej w § 2 ust. 2
c) Niniejszym zarządzeniem.
2. Mając na uwadze, że System KSeF jest systemem informatycznym, w ramach którego przetwarzany jest szeroki zakres danych, każdy użytkownik powinien przestrzegać:
a) Zasad bezpiecznego uwierzytelnienia się,
b) Regulacji wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej dotyczących bezpiecznej pracy w systemach informatycznych oraz ochrony danych osobowych,
c) Obowiązku zgłaszania do właściwego administratora jednostki zależnej (organizacyjnej) wszelkich incydentów mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie systemu.
§ 7. Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcy Wójta Gminy Waganiec, Sekretarzowi Gminy Waganiec, Skarbnikowi Gminy Waganiec oraz kierownikom jednostek organizacyjnych objętych centralizacją VAT.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega podaniu do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty, a także poprzez zamieszczenie jego treści na stronie internetowej www.waganiec.biuletyn.net.
do pobrania: