Zarządzenie nr 2.2026 Wójta Gminy Waganiec z dnia 5 stycznia 2026 r.
Zarządzenie nr 2.2026
Wójta Gminy Waganiec
z dnia 5 stycznia 2026 r.
w sprawie powołania Zespołu ds. opracowania i wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur
w Gminie Waganiec
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1436 ze zm), zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Powołuje się Zespół ds. opracowania i wdrożenia Krajowego Systemu e-faktur (dalej: „KSeF”)
w Gminie Waganiec (dalej: „Zespół”).
2. Zadaniem Zespołu jest przeprowadzenie oraz koordynowanie prac niezbędnych
do wdrożenia zasad i wytycznych w zakresie wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy Waganiec podlegających centralizacji podatku VAT.
3. Nadzór merytoryczny nad pracami Zespołu sprawuje Skarbnik Gminy.
§ 2. 1. W skład Zespołu wchodzą:
a) Przewodniczący – Skarbnik Gminy – Anna Miś
b) Członkowie:
- Arkadiusz Żak
- Magdalena Wysocka
- Zofia Madajczyk
- Magdalena Roszak
- Milena Kotrych-Lewandowska
- Emilia Niewiadomska
- Grzegorz Lasota
2. Do zadań Zespołu należy m.in.:
a) weryfikacja oraz analiza informacji opublikowanych przez Ministerstwo Finansów, Krajową Informację Skarbową, Krajową Administrację Skarbową, interpretacja przepisów prawa oraz wszelkich innych materiałów w zakresie KSeF udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
b) podjęcie wszelkich działań niezbędnych do terminowego wdrożenia KSeF w jednostkach organizacyjnych Gminy Waganiec,
c) analiza zasad dotyczących nadawania oraz odbierania uprawnień kierownikom Jednostek organizacyjnych i pracownikom zajmującym się wystawianiem faktur sprzedaży i odbieraniem faktur zakupu w Urzędzie Gminy oraz w Jednostkach,
d) określenie pracowników Urzędu Gminy oraz Jednostek, którzy będą posiadali przypisane im uprawnienia w KSeF wraz z określeniem zakresu tych uprawnień,
e) określenie sposobu uwierzytelnienia w KSeF,
f) analiza nowych lub zmodyfikowanych zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy oraz w Jednostkach,
g) aktualizacja umów zawartych przez Gminę oraz Jednostki z kontrahentami,
h) weryfikacja gotowości zintegrowania systemów komputerowych (systemów IT) do obsługi KSeF w Urzędzie Gminy oraz w Jednostkach,
i) współpraca z zewnętrznym dostawcą oprogramowania w celu wdrożenia koniecznych zmian,
j) monitorowanie poprawności funkcjonowania wprowadzonej procedury w zakresie KSeF
w Gminie,
k) udostępnianie dla pracowników źródeł do materiałów i szkoleń z zakresu stosowania KSeF,
l) bieżące zapoznawanie się z aktualnymi materiałami i wytycznymi Ministerstwa Finansów zamieszczanymi na stronach: ksef.podatki.gov.pl
§ 3. 1. Spotkania Zespołu odbywają się stacjonarnie w siedzibie Urzędu Gminy Waganiec, w terminach wyznaczonych przez Przewodniczącego Zespołu.
2. Na spotkania Zespołu mogą być zapraszani wybrani Członkowie w zależności
od rozpatrywanego zagadnienia, przedstawiciele jednostek organizacyjnych Gminy Waganiec, a także inne osoby w zależności od potrzeb Zespołu.
§ 4. 1. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Wagańcu do:
a) czynnej współpracy z Zespołem przy wdrażaniu stosowania KSeF w Urzędzie Gminy w Wagańcu,
b) bieżącego analizowania treści umów do zawierania transakcji kupna/sprzedaży
w imieniu i na rzecz Gminy Waganiec pod kątem obowiązków stosowania KSeF
w obligatoryjnych terminach,
c) bieżącego zapoznawania się z aktualnymi materiałami i wytycznymi Ministerstwa Finansów zamieszczanymi na stronach: ksef.podatki.gov.pl i udostępnianymi przez Zespół do spraw wdrażania KSeF w Urzędzie Gminy w Wagańcu.
§ 5. 1. Zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Waganiec do:
a) podjęcia działań w kierowanych jednostkach organizacyjnych w celu wdrożenia
i stosowania KSeF w obligatoryjnych terminach,
b) opracowania elementów umów transakcji kupna i sprzedaży, w szczególności gwarantujących właściwe oznaczenie faktur ze względu na podmiot udzielający zamówienia lub dokonujący sprzedaży m.in. obligatoryjnie – pole Podmiot 3 w KSeF: dane Wystawcy/Odbiorcy faktury z właściwym numerem NIP jednostki organizacyjnej będącej stroną transakcji,
c) wystąpienie do Skarbnika Gminy o nadanie uprawnień do KSeF oraz zarządzanie dalszymi uprawnieniami w kierowanej jednostce,
d) stworzenia modelu nadania uprawnień dla pracowników zajmujących się odbieraniem faktur zakupu oraz ustalenie zasad uwierzytelniania się w KSeF przez wyznaczone osoby,
e) dostosowanie przepisów wewnętrznych, w szczególności w zakresie kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych uwzględniających przepisy o KSeF,
f) integracji systemów umożliwiającej stosowanie KSeF w jednostce organizacyjnej,
g) bieżącego kontaktu z Członkami Zespołu ds. wdrożenia KSeF w Urzędzie Gminy w Wagańcu odpowiedzialnych za współpracę z jednostkami budżetowymi w zakresie wdrażania stosowania KSeF.
§ 6. 1. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy w Wagańcu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Waganiec do:
a) Stosowania w transakcjach kupna/sprzedaży w imieniu i na rzecz Gminy Waganiec
w zakresie rozliczania umów fakturą ustrukturyzowaną wystawianą przez strony transakcji zobowiązane ustawowo do stosowania KSeF od 1 lutego 2026 roku właściwych danych: Nabywcy/Sprzedawcy – z numerem NIP jst scentralizowanej w ramach VAT: Gmina Waganiec ul. Dworcowa 11 87-731 Waganiec NIP: 8911553245
b) Odbiorcy/Wystawcy – z numerem NIP jednostki organizacyjnej jst, odpowiednio:
- Urząd Gminy Waganiec – NIP: 8911290314
- Zespół Szkół im. Ignacego Jana Paderewskiego w Zbrachlinie – NIP: 8911629215
- Zespół Szkół w Brudnowie – NIP: 8911629209
- Szkoła Podstawowa im. Orła Białego w Niszczewach – NIP: 8911385606
- Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Wagańcu – NIP: 8911411864
2. Stosowania w umowach na dostawy towarów i usług w imieniu i na rzecz Gminy Waganiec postanowień zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, także w zakresie rozliczania umów fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przez dostawców zobowiązanych ustawowo do stosowania KSeF od 1 lutego 2026 r., ustalając w umowie właściwe dane do faktury oraz sposób i termin dostarczenia wszystkich niezbędnych dokumentów będących podstawą do dokonania płatności w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. W przypadku, gdy Wystawca faktury jest zobowiązany do wystawienia i udostępnienia faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur na rzecz Gminy Waganiec z tytułu realizacji udzielonych zamówień po dniu 1 lutego 2026 roku obligatoryjnymi elementami faktury są dane:
a) w polu Podmiot 2 dane Nabywcy z numerem NIP jst scentralizowanej w ramach VAT zgodnie z § 6 ust.1 lit. a)
b) w Polu Podmiot 3 dane Odbiorcy z numerem NIP jednostki organizacyjnej jst, zgodnie z § 6 ust. 1 lit. b)
3. Stosowania w umowach sprzedaży, gdzie Sprzedawcą jest Gmina Waganiec postanowień zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, szczególnie w zakresie formy udostępnienia dokumentu potwierdzającego transakcję oraz obligatoryjnego stosowania danych:
a) w polu Podmiot 2 dane Nabywcy z numerem NIP jst scentralizowanej w ramach VAT zgodnie z § 6 ust.1 lit. a)
b) w Polu Podmiot 3 dane Odbiorcy z numerem NIP jednostki organizacyjnej jst, zgodnie z § 6 ust. 1 lit. b)
4. Przeanalizowania zawartych umów pod kątem konieczności ich aneksowania. W przypadku takiej konieczności zobowiązuje się pracowników Urzędu Gminy Waganiec oraz kierowników jednostek organizacyjnych do zawarcia przedmiotowych aneksów w terminie do dnia 31 stycznia 2026 roku.
§ 7. Zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Waganiec oraz pracowników Urzędu Gminy w Wagańcu do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia oraz stosowania jego postanowień.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega podaniu do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty, a także poprzez zamieszczenie jego treści na stronie internetowej www.waganiec.biuletyn.net.
do pobrania: